A Gestão de contratos consiste nos cuidados necessários para que tudo o que está previsto neste documento seja cumprido em benefício das partes interessadas.
Por isso, essa é uma habilidade que vem sendo cada vez mais solicitada para diversos cargos dentro de uma empresa.
A gestão de contratos, seja com clientes, parceiros, fornecedores ou clientes, pode ser uma tarefa difícil.
Falhas
É fato que diversas organizações apresentam algum tipo de falha na gestão de seus contratos.
No geral, a falha está na ausência de um controle eficiente.
O gestor de contratos deve tratar de monitorar o andamento do processo acordado entre as partes.
Assim sendo, sempre com o intuito de garantir o cumprimento dos prazos e a qualidade do trabalho realizado.
A negligência na gestão de contratos é um dos maiores erros que uma empresa pode cometer.
Porque, isso afeta um dos principais bens de toda empresa.
Além disso, é necessário ter controle sobre as datas de vencimento e outras estipulações importantes.
Assim conseguimos preservar não só a imagem da empresa, mas também evitar que esta seja prejudicada pelo descumprimento do contrato.
Problemas
Alguns dos problemas corriqueiramente encontrados são:
- Falta de controle sobre a assinatura de contratos e negócios acontecendo sem contratos efetivamente formalizados;
- Extravio de vias físicas de contratos;
- Falta de controle sobre a atualização anual de valores de contratos;
- Cada área da contrata seus próprios fornecedores, sem uma padronização de contrato, vigência e forma de pagamento;
- Diferentes setores possuem políticas próprias para a gestão de seus contratos e vigência dos mesmos;
- Não existe um processo recorrente e/ou responsável pelo controle dos contratos e processos.
O resultado de tudo isso é uma falta controle sobre os contratos das organizações.
Já parou para pensar que os contratos estão diretamente relacionados à quantidade de dinheiro que as empresas gastam.
E ainda mais, com a quantidade de dinheiro que recebem.
O descumprimento de uma cláusula pode levar a uma quebra de contrato, o que pode causar sérios danos a uma empresa e até mesmo levá-la a fechar as portas repentinamente.
Assim, é importante que uma boa gestão seja feita para que a empresa se mantenha em dia com suas obrigações contratuais.
E não perca nenhum prazo assumido.
Resolução
Como resolver o problema
A resolução deste tipo de problema demanda algumas ações que podem ser tomadas para diminuir perdas com contratos como:
- Utilize um software jurídico para gestão de contratos com avisos automáticos de vencimento, regras de padronização e outros itens relevantes para sua realidade
- Revise a vigência de todos os contratos para garantir que você não está pagando por produtos e serviços indevidamente;
- Compare o escopo do contrato versus entregáveis a fim de encontrar brechas para renegociação e/ou adaptação de valor pago;
- No caso de contratos com clientes, inclua cláusulas de renovação e reajustes automáticos;
Ferramenta para ajudar
A Go Contratos oferece uma experiência única quando o assunto é Gestão de Contratos.
A plataforma oferece todas as ferramentas necessárias para uma boa gestão de contratos.
Por exemplo, o aviso de vencimento automático de contratos, atualização de valores de forma automática, controle de status, armazenamento seguro e muito mais.
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