Organizar documentos é uma tarefa extremamente trabalhosa, mas totalmente fundamental na vida da empresa e na sua qualidade. Essa prática permite maior facilidade e agilidade de acesso, preservação dos documentos e um controle eficiente dos dados. Ou seja, a organização possibilita a otimização e a competitividade do ambiente corporativo, indispensável para o mercado empresarial.

Quer aprender como organizar os documentos? Nesse texto daremos dicas de como transformar a organização fácil, simples e claro, eficiente, assim conferindo um processo transformador na sua empresa, confira abaixo.

Invista na digitalização dos documentos

Nem todos os documentos de uma empresa já são digitais, mesmo em um mundo altamente tecnológico. Por isso é necessário digitalizar os documentos, assim possibilitando um acesso melhor e a liberação do espaço físico, antes ocupado pelas inúmeras papeladas. O espaço pode ser reutilizado para melhores atividades e os gastos físicos, como o papel, podem ser diminuídos, proporcionando mais renda para a empresa.

Mas lembre-se: a digitalização deve ser feita de forma profissional, com uma organização padrão e um processo para cada tipo de documento, assim possibilitando os benefícios já ditos.

Estabeleça um padrão de organização

Organização é a palavra chave para um bom funcionamento na empresa. Com essa palavra em prática o controle e o acesso de dados são mais fáceis e ágeis, permitindo maior eficiência no trabalho. Contudo deve haver um padrão, com regras e determinações, no qual cada documento é catalogado e tratado de uma forma específica.

Por exemplo, papéis com assinaturas devem ser guardados fisicamente, enquanto relatórios podem ser organizados digitalmente. Sem contar que cópias físicas podem ser jogadas fora quando disponibilizada uma digital.

Saiba por quanto tempo os arquivos serão armazenados

É necessário saber quais documentos precisam ser guardados permanentemente e quais são temporários.  Por exemplo, extratos bancários precisam ser guardados até 5 anos, enquanto as escrituras devem ser guardadas de forma permanente. Contudo cada documento tem sua especificidade e por isso ao armazená-los deve ser feita essa pesquisa.

Sabendo dessa temporalidade, os documentos podem ser distribuídos em ordem cronológica, o que ajuda na busca e no controle. Isto é, podem ser guardados dos vencimentos mais novos aos mais antigos.

Contrate um serviço GED

O GED, conhecido como gerenciamento eletrônico de documentos, se torna parte vital para organizar os documentos. Isso porque todos os arquivos podem ser digitalmente guardados em um só software com um gerenciamento fácil e simples.

Usar esse sistema garante eficiência e praticidade na organização dos dados, comprovantes, papeladas e qualquer outro tipo de informação da empresa. Vale ressaltar que a proteção que o GED confere pode colaborar positivamente com a imagem exterior da empresa, aumentando a sua competitividade.

Treine os colaboradores

Instalar uma organização eficiente é importante, mas em conjunto com essa ação é necessário ter um grupo de pessoas responsáveis e adequadas profissionalmente para esse tipo de trabalho. Portanto, vale a pena investir em montar uma equipe e treinar colaboradores, pois o processo de organização pode ser concluído de forma mais rápida e claro, eficaz.

É necessário ter um grupo apenas direcionado para esse trabalho e não usufruir dos empregados já existentes, pois novamente, esse trabalho requer especialização.

Nesse texto explicamos que organizar os documentos é parte essencial para construir um bom funcionamento da empresa. Organizar, digitalizar, entender as validades e importâncias é um trabalho para especialistas na área. Se você ainda não ordenou e arrumou suas papeladas, é hora de fazer o mais rápido possível.

Gostou de entender como a organização é necessária no ambiente empresarial? Continue a ler outros artigos do blog e confira dicas ainda mais imprescindíveis para deixar sua empresa otimizada e competitiva.