Em uma empresa a organização dos documentos e papeladas é extremamente importante para que nenhuma informação se perca e para otimizar os processos do dia a dia. Tendo isso em vista, o uso de tecnologia e ferramentas, tem sido uma opção para empresas. Tanto que, muitas desejam implementar o GED, porém não sabem por onde começar.

Quer entender mais sobre a implementação do GED? Neste texto apresentamos um guia completo para você! Primeiramente, explicaremos o que é o sistema. Posteriormente, mostraremos o passo a passo para que o processo seja um sucesso e auxilie no dia a dia da sua organização. Confira!

O que é gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos (GED) é todo processo de gerenciamento de documentação de uma empresa. Esse processo informatizado tem como objetivo principal o arquivamento prático e digital de tudo o que precisa ser organizado para consultas posteriores.

Dessa forma, o GED é uma tecnologia que facilita o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação de arquivos por meio de navegadores de internet. Sendo assim, ela não somente facilita o processo de organização da empresa, mas também permite que os funcionários tenham acesso aos arquivos de forma segura e rápida.

Quer saber mais vantagens sobre o GED para a sua empresa? Acesse nosso artigo “Gestão Eletrônica de Documentos, o que é GED?”.

Qual o passo a passo para implementar o GED?

Depois de apresentarmos o que é o GED, mostraremos o passo a passo completo para que a sua empresa possa organizar e compartilhar documentos importantes de forma ágil e segura. Veja a seguir:

Organize e insira os documentos no sistema

O primeiro passo para implementar o GED em sua empresa é separar e organizar todos os documentos que serão incluídos no software de gestão eletrônica de documentos. Sendo assim, nessa etapa é essencial que os profissionais saibam definir quais documentos irão para o sistema. Eles ainda devem digitalizar em boa qualidade todos os papéis que tinham somente versão física.

Faça a categorização dos documentos

Depois de cadastros os documentos, é ideal organizar todos os arquivos para que eles sejam facilmente encontrados. Sendo assim, as informações devem ser categorizadas de acordo com critérios compatíveis com as necessidades da empresa. Aqui é importante ter em mente que a forma de organização precisa otimizar o trabalho de todo os colaboradores.

Padronize a nomeação dos itens

Como parte da categorização dos documentos, é primordial escolher um padrão de nomeação dos arquivos. Isso não somente fará com que os colaboradores encontrem facilmente os arquivos já presentes no sistema, mas também estabelecerá um padrão para que os novos arquivos sejam categorizados de forma prática e organizada no sistema.

Como exemplo, para cadastrar novos contratos um padrão pode ser o início “Contrato” seguido do nome do cliente e data de assinatura, assim é possível encontrar posteriormente os arquivos por ordem alfabética ou data de assinatura do contrato.  

Defina os níveis de acesso aos documentos

É certo que os documentos precisam ser vistos pelos colaboradores no sistema. Porém, há alguns arquivos que serão úteis somente para alguns funcionários. Sendo assim, definir quais os níveis de acesso aos documentos assegura que os profissionais tenham acesso somente à arquivos que dizem respeito a sua rotina de trabalho.

Ao longo deste texto mostramos um guia completo para implementar o GED em sua empresa! Primeiramente, explicamos o que é a gestão eletrônica de documentos e como muitas empresas tem utilizado o sistema para otimizar sua rotina. Posteriormente, explicamos o passo a passo para que você possa tornar o GED um diferencial na organização da sua empresa.

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