Conforme a tecnologia evoluí e há a conscientização acerca de um mundo sem uso desnecessário dos recursos naturais as empresas passaram a olhar com mais cuidado para o conceito de paperless. Esse traz para o ambiente corporativo a preocupação com o meio ambiente e a transformação de processos para o digital.

Quer entender mais sobre esse tema? Neste texto vamos explicar tudo para você! Primeiramente, diremos o que é o conceito. Posteriormente, diremos quais são os seus principais benefícios. Por fim, diremos como você pode o implementar em sua empresa. Confira!

O que é paperless?

Traduzido do inglês o termo “paperless” significa “sem papel” e tem como finalidade a redução máxima de papel na rotina de trabalho das organizações. Desse modo, o movimento tem como finalidade mudar a rotina física por tecnologias que otimizarão os processos dentro da empresa.

Quais os benefícios do paperless?

Agora que você já sabe o que é o movimento sem papel, veja alguns benefícios:

Agilidade na recuperação das informações

Quando os documentos da empresa estão disponíveis somente em versão física é mais difícil encontrar informações específicas no arquivo. Sendo assim, um dos primeiros benefícios que podemos citar é a possibilidade de recuperar informações rapidamente e de forma simples sem a necessidade de buscar em arquivo físico.

Redução de custos e espaço

Outro benefício de implementar o movimento sem papel é a possibilidade de reduzir custos com materiais na empresa e uso de espaço físico. Isso acontece porque há menos necessidade de gastar com materiais de escritório, como com folha de papel, tinta e impressora. Além disso, o uso de espaço físico é reduzido, uma vez que não há necessidade de criar um arquivo na empresa para armazenar os documentos antigos.

Redução de impacto ambiental

Por fim, um dos maiores benefícios do movimento paperless é a redução de impacto ambiental. Isso acontece porque, ao usar menos recursos, as empresas contribuem não somente para diminuir a quantidade de recursos naturais (como água e madeira) sendo usados, mas também auxilia na diminuição de poluição.

Como implementar o paperless na sua empresa?

Agora que você já sabe todos os benefícios do movimento sem papel, veremos como você pode o implementar em sua empresa hoje mesmo! Confira:

Digitalize os documentos

O primeiro passo é analisar todos os documentos físicos existentes em sua empresa e os digitalizar. Para isso, escolha pessoas em que você confia e que ajudarão você a eliminar todos os documentos desnecessários além de realizar o processo de forma ágil.

Quer entender como escolher quais os documentos são importantes de serem digitalizados e mantidos em sua empresa? Não deixe de ler nosso artigo “Tabela de temporalidade documental: saiba o que é e qual sua importância!”.

Use um bom software de gestão

Após digitalizar os documentos da sua empresa é preciso escolher um bom software para fazer todo o armazenamento e gestão dos arquivos. Assim você conseguirá manter organizados os documentos além de os gerir com precisão e eficiência.

Quer entender mais sobre softwares de gestão de documentos? Leia o nosso texto “Gestão Eletrônica de Documentos | O que é GED?” e saiba como implementar esse sistema em sua empresa.

Treine seus colaboradores

Por fim, é ideal mostrar para os seus colaboradores quais são os benefícios do movimento sem papel para a empresa. É preciso mostrar que esse movimento auxiliará na redução de uso dos recursos naturais, além disso deve-se mostrar que ele será essencial para tornar os processos na empresa mais ágeis e eficientes.

paperless

Ao longo deste texto dissemos que o movimento paperless tornou-se comum no ambiente corporativo graças a preocupação com o meio ambiente e a necessidade de tornar os processos empresariais menos demorados e burocráticos. Posteriormente, dissemos que além de diminuir o uso de recursos naturais esse movimento ainda tem uma série de outros benefícios, como a redução de custos e espaço. Por fim, mostramos como você pode o implementar em sua empresa.

Gostou de entender como é possível implementar esse movimento em sua empresa? Então não deixe de conhecer o software da Go Contratos!

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