O mundo atual, enquanto desenvolvia diversas maravilhas tecnológicas, também desenvolveu inúmeros problemas fatais como o desmatamento, o aquecimento global e o excessivo efeito estufa, praticamente todos ligados com a demasiada poluição. Inúmeras foram as tentativas de reduzir gastos, lixos e outras soluções. Surgiram processos sustentáveis e produtos eco-friendly acompanhando a evolução digital mundial, uma das diversas vertentes de fato eficiente é o movimento paperless.

Quer saber mais sobre esse movimento? Nesse texto explicaremos a sua definição, como funciona e quais as vantagens de adotar essas práticas sustentáveis o mais rápido possível, confira.

O que é o movimento paperless?

Esse movimento prega a construção de um ambiente corporativo ou empresarial sem o uso do papel, substituído pelo uso digital, isso porque dentro desses ambientes o papel é praticamente usado em todas as funções. Portanto, a poluição gerada com essa matéria pode ser enorme e maléfica, evitando esse uso, a poluição com certeza diminuirá.

Por exemplo, os papéis são usados para marcar anotações, construir agendas e cadernos e imprimir documentos, ou seja, ele está presente em todas as etapas de uma empresa. Sendo assim, gera um lixo preocupante para o meio ambiente.

Quais as vantagens do movimento paperless?

Com o mundo extremamente digital e mudando de opiniões, além da enorme sustentabilidade trazida, o novo movimento também representa grandes benefícios para as próprias empresas. Veja abaixo quais são eles:

Economia: usar grande quantidade de papel, exige comprá-los em grande quantidade também, ou seja, parar de usar resulta em menos gastos para empresa. Aliás, sem usar papel muitas salas e espaços serão esvaziados, podendo ser manuseados de formas mais eficientes e necessárias.

Segurança: deixar os documentos em várias caixas em uma sala qualquer nem sempre é a melhor opção. Portanto, usar o ambiente virtual ao invés de papel possibilita formas de segurança melhores, como senhas, chaves criptográficas e muitas outras. Sendo assim, sua empresa e seus documentos serão mais confiáveis.

Otimização: guardar seus documentos em uma área protegida virtualmente garante mais opções de organização e logo, os processos são mais otimizados. Isso porque esse ambiente não exige horas de procura e de leitura para achar uma frase, por exemplo.

Acessibilidade: quando seus documentos estão guardados no mundo digital, eles podem ser acessados de qualquer lugar a qualquer hora, conferindo extrema facilidade no acesso.

Competitividade: com mais confiabilidade na empresa, com a segurança e otimização dos processos, sem contar mais capital sobrando, a empresa ganha competitividade no mercado. Seus procedimentos e produtos podem ser melhor desenvolvidos e as técnicas podem ser mais aperfeiçoadas.

Como implementar o paperless?

Para começar a adotar essa vertente sustentável é necessário excluir os papéis do seu ambiente de trabalho. Mas tenha cuidado, tudo deve ser feito com calma e atenção, pois as documentações não podem ser perdidas. Entre os passos a seguir, os principais são:

Digitalize os documentos

Os documentos antigos não podem ser jogados fora, pois eles fazem parte ativamente da empresa com seus dados e informações, os quais podem ser guardados permanentemente e abertos quando requisitados. Portanto, digitalize e organize-os em um ambiente digital com uma disposição simples e eficiente.

Bons softwares de gestão de documentos

Invista em competentes programas de gerenciamento de documentos, a fim de organizar, desenvolver e aperfeiçoar os documentos, seus dados e suas informações corretamente. Procure características como acesso rápido, automatização e acessibilidade.

Conscientize os colaboradores

É importante explicar para a equipe quais práticas serão adotadas e a justificativa, e não se esqueça de abrir um espaço para dúvidas e críticas. Fazer a equipe se sentir incluída traz seu suporte, o que torna o processo muito mais fácil e até divertido.

Nesse texto explicamos tudo sobre o movimento paperless, essencial no mundo atual devido à alta sustentabilidade e diversos benefícios trazidos. Se você quiser entrar com tudo nesse movimento, sem erros, os produtos da Go Contratos são mais do que indicados!

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