Organização é a palavra-chave para um negócio bem-sucedido, principalmente em um país como o Brasil, cheio de burocracias e legislações. Ter seus documentos de forma organizada e guardar pelo tempo certo é um pré-requisito para o bom funcionamento da área de trabalho, para isso a tabela de temporalidade documental não só ajuda, como se faz necessária nesses ambientes.

Você sabe o que significa essa tabela? No texto a seguir explicaremos o que é, como manter ela de forma eficiente e claro, como ela pode ajudar o sistema empresarial, confira!

O que é a tabela de temporalidade documental?

Toda empresa possui milhares e centenas de documentos, sejam eles impressos ou digitais e cada um tem dados importantes e fundamentais. Contudo, cada documento tem uma data de expiração, por exemplo, contas de luz devem ficar guardadas até 5 anos enquanto uma escritura deve ser guardada permanentemente.

Para organizar esses documentos de forma eficiente foi criada essa tabela de temporalidade, levando em conta as validades e expirações deles. É uma ferramenta de gestão imprescindível com um raciocínio lógico, com objetivo de armazenamento eficiente e ágil a fim de controlar o volume e as entradas e saídas de documentos.

Como elaborar uma tabela de temporalidade documental?

Para elaborar uma tabela é necessário coletar todas as informações essenciais antes, para não se perder na montagem e nem esquecer um documento. Veja abaixo os passos para construí-la:

Ciclo de vida

Uma das colunas se refere ao tempo de armazenamento em que o documento deve ter, esse período pode ser de poucos anos até permanentemente. Primeiro é necessário saber o tempo de vida do documento e depois pesquisar sua validade, de acordo com a legislação atual.

Assim com os documentos na mão, você precisa apenas decidir em qual período colocá-lo, em um ano, 10 anos, 50 anos ou permanente.

Organizar os documentos

Para a organização ser mais eficiente e o acesso simples e rápido, uma dica é separar os documentos por ordem de hierarquia de atividades, lembrando sempre de levar em consideração seu uso no dia a dia e sua importância.

Por exemplo, crie um conjunto para os pagamentos dos tributos e dentro dessa tabela, ordene de forma decrescente, do mais ao menos importante e usado, como primeiro imposto de renda e depois IPVA.

Manter a tabela sempre atualizada

Não adianta fazer as tabelas uma vez e depois mexer 3 anos depois. Essa tabela precisa ser verificada e modificada pelo menos todo mês, ajudando a conferir os pagamentos e eliminando documentos que não são mais necessários ou requisitados.

Além de você conferir segurança a seus documentos e ações, as atualizações da tabela também servem para agilizar o processo de procura e assim facilitar o ambiente de trabalho. Mas não se esqueça que esse ato deve ser rotina e não exceção!

tabela de temporalidade documental

Neste texto explicamos que uma tabela de temporalidade documental é essencial para manter a organização no ambiente do trabalho, o que tem como consequência uma empresa mais ágil e eficiente. Mas a tabela deve ser feita com cuidado, tendo atenção para os ciclos de vida dos documentos e a sua hierarquia e grupo pertencente. Mesmo com todos esses cuidados, se a tabela não for atualizada constantemente, ela não trará bons resultados.

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