A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema usado para transformar os documentos e informações empresariais em formato digital. Ao digitalizar o seu arquivamento, uma organização pode obter diversas vantagens da GED.
Quer entender mais sobre o tema? Neste texto mostraremos 7 benefícios para você instalar esse sistema em sua empresa e assim a tornar mais moderna e digital. Confira o porquê de considerar atualizar o seu sistema de armazenamento para GED:
Segurança da informação
Com a GED os documentos tornam-se muito mais seguros, o que garante que não sejam publicadas informações confidenciais. Isso acontece porque somente os usuários com login e senha podem acessar o sistema. Além disso, é possível adicionar níveis de acesso que permitem que somente os profissionais autorizados acessem alguns documentos.
Redução de custos
Outra vantagem da GED, é a redução de custos para a empresa. Isso acontece porque é possível reduzir custos com a impressão e arquivamento de documentos.
Economia de espaço
Além disso, com a GED há a redução de espaço físico utilizado na empresa. Isso porque não haverá a necessidade de gerenciar um arquivo físico ou gerenciar a papelada impressa. Por fim, não há desorganização do arquivo.
Acessibilidade
Além de reduzir os custos e espaço usado na empresa, a GED torna os documentos mais acessíveis para quem necessita acessar os documentos fora da empresa. Sendo assim, somente as pessoas autorizadas podem acessar com seu login e senha os documentos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
Sustentabilidade
Com a redução de papelada impressa, a empresa poderá participar do movimento paperless, que promove a redução de papel para garantir a sustentabilidade. Desse modo, o uso de recursos naturais é reduzido e a empresa é melhor vista dentro do mercado.
Possibilidade de compartilhamento
Outro ponto positivo da GED é a capacidade de compartilhamento rápido dos documentos. Isso acontece porque toda a papelada está disponível no sistema e pode ser não somente acessada, mas também compartilhada rapidamente.
Aumento da produtividade
Por fim, a produtividade da empresa aumenta muito com a adesão da GED. O motivo disso é que, com o arquivo digitalizado, os colaboradores perdem menos tempo procurando por arquivos, imprimindo e organizando. Assim há mais tempo para os outros processos e melhorada a produtividade.
Ao longo deste texto mostramos 7 vantagens da GED. Dissemos que esse sistema é capaz de armazenar documentos e informações em um ambiente digital. Assim os benefícios são capazes de fazer com que a empresa se torne muito mais moderna e produtiva em seu cotidiano.
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